در عصر دیجیتال امروزی، توانایی تبدیل سند و داکیومنت به متنِ دیجیتال، اهمیت فزایندهای پیدا کرده است. استخراج دادهها از یک سند اسکنشده، دیجیتالیکردن سوابق قدیمی یا قابل جستوجوکردن اسناد میتواند به سادهسازی فرآیند مدیریت سندها کمک کرده و اطلاعات داخل اسناد کاغذی را قابل ذخیره و استفاده کند.
در حال حاضر، فناوری تبدیل سند و داکیومنت به متن، در جنبههای مختلف زندگی ما وارد شده است. در این مقاله، روشهای مختلف برای تبدیل اسناد به متن، مزایای انجام این کار و صنایعی که از این فناوری استفاده میکنند را بررسی میکنیم. اگر بهدنبال بهینهسازی فرآیند مدیریت اسناد خود هستید، این مقاله را از دست ندهید.
روش تبدیل سند و داکیومنت به متن
تبدیل سند و داکیومنت به متن با استفاده از فناوری OCR انجام میشود. فناوری OCR که مخفف Optical Character Recognition است و به «تشخیص کاراکتر نوری» ترجمه میشود، یک ابزار نرمافزاری است که اسناد اسکنشده یا تصاویر حاوی متن را به متن قابل ویرایش و جستوجو تبدیل میکند. این فناوری پیشینه طولانی دارد، اما با پیشرفت هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، پیشرفت قابل ملاحظهای کرده است.
OCR از ترکیبی از پردازش تصویر، تشخیص الگو و الگوریتمهای یادگیری ماشینی برای تبدیل اسناد اسکنشده یا تصاویر حاوی متن به متن قابل ویرایش و جستوجو، استفاده میکند.
فرآیند تبدیل سند و داکیومنت به متن شامل مراحل کلیدی زیر است:
پیشپردازش
نرمافزار، سند یا تصویر اسکنشده را برای بهبود کیفیت تصویر، حذف نویز، تصحیح اعوجاج و بهبود خوانایی، پیشپردازش میکند. این مرحله ممکن است شامل کارهایی مانند صافکردن، صیقلدادن و افزایش کنتراست برای بهینهسازی تصویر بهمنظور تشخیص متن باشد.
تشخیص متن
نرمافزار OCR با شناسایی الگوها، اشکال و ساختارهایی که شبیه کاراکترها یا کلمات هستند، مناطقی از سند را که حاوی متن هستند، شناسایی کرده و آن را از پس زمینه جدا میکند. الگوریتمهای تشخیص متن، تصویر را تجزیه و تحلیل میکنند تا بلوکهای متن، خطوط و کاراکترهای فردی را در سند بیابند.
تقسیمبندی متن
هنگامیکه مناطق متن شناسایی شدند، نرم افزار OCR با شناسایی مرزهای بین حروف، کلمات و پاراگرافها، متن را به نویسهها یا کلمات جداگانه تقسیم میکند. الگوریتمهای تقسیمبندی متن، عناصر متن را جدا میکنند تا آنها را برای شناسایی و استخراج آماده سازند.
تشخیص نوری کاراکتر
نرمافزار OCR از الگوریتمهای تشخیص کاراکتر نوری برای تجزیه و تحلیل نواحی مختلف متن تقسیمبندیشده و شناسایی حروف براساس شکلها، اندازهها و الگوهای آنها استفاده میکند. مدلهای یادگیری ماشین و شبکههای عصبی اغلب، برای آموزش سیستم OCR برای تشخیص و طبقهبندی دقیق کاراکترها از فونتها، زبانها و سبکهای مختلف استفاده میشوند.
طبقهبندی کاراکترها
کاراکترهای شناساییشده براساس ویژگیها و زمینه آنها در سند به دستههای خاصی (بهعنوان مثال، حروف، اعداد، علائم، نقطهگذاری) طبقهبندی میشوند. نرمافزار OCR یک نمایش متنی به هر کاراکتر شناساییشده، اختصاص میدهد تا محتوای متن اصلی را بازسازی کند.
پسپردازش
نرمافزار OCR وظایف پسپردازش را برای تصحیح خطاها، افزایش دقت و بهبود کیفیت متن استخراجشده، انجام میدهد. تکنیکهای پسپردازش ممکن است شامل الگوریتمهای تصحیح خطا، اعتبارسنجی مبتنی بر فرهنگ لغت، مدلسازی زبان و تحلیل زمینه برای اصلاح نتایج OCR باشد.
تولید خروجی
در نهایت، نرمافزار OCR یک فایل خروجی حاوی متن استخراجشده را در قالبی قابل جستوجو و قابل ویرایش مانند فایل متنی تولید میکند. متن تبدیلشده را میتوان برای استفاده بیشتر پردازش، تجزیه و تحلیل، نمایهسازی یا در سیستمهای مدیریت اسناد، ادغام کرد.
بهطور کلی، مکانیسم مورد استفاده برای تبدیل اسناد به متن شامل یک سری عملکردهای پیشرفته است که حروف را استخراج کرده، مفهوم آن را درک و سپس با استفاده از فونتهای تایپی مشابه، آنها را بازسازی میکند.

روشها و نرمافزارهای مختلف برای تبدیل سند و داکیومنت به متن
در حال حاضر نرمافزارهای مختلفی به فناوری OCR مجهز هستند و ابزارهای هوش مصنوعی تبدیل عکس به متن به تعداد زیادی وجود دارند. برخی از این نرمافزارها پولی و برخی دیگر رایگانند. از طرف دیگر، نکته مهم درباره استفاده از این نرمافزارها این است که بسیاری از آنها از زبان فارسی پشتیبانی نکرده و یا هوش مصنوعی آنها به دلیل محدودبودن استفاده از زبان فارسی، به خوبی آموزش ندیدهاند.
برخی از معمولترین نرمافزارها که برای تبدیل سند و داکیومنت به متن استفاده میشوند، شامل موارد زیر هستند:
- Scanify
- Filestack Capture
- Ocr.best
- Ocr2edit.com
- Onlineocr.net
- Text-image.com
- Sider
- ChatGPT
- IMG2TXT
علاوهبر موارد بالا، نرمافزار گوگل ترنسلیت موجود در گوشیهای هوشمند و بسیاری از برنامههایی که قابلیت نصب روی گوشیهای هوشمند را دارند نیز، به فناوری OCR مجهز هستند و میتوانند با تشخیص متن اسکنشده، آن را به متن قابل تغییر تبدیل کرده و سپس متن را ترجمه کنند.
در میان نرمافزارهای فوق، Scanify (اسکنیفای) تنها نرمافزار OCR برای تبدیل سند و داکیومنت به متن است که بهخوبی از زبان فارسی پشتیبانی میکند. این نرمافزار با استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین عمل کرده و هرچه بیشتر از آن استفاده کنید، نتایج عملکرد آن در زبان فارسی بهبود مییابد. اسکنیفای را میتوان برای تبدیل PDF به متن، عکس به متن و… استفاده کرد. این نرمافزار به دو شکل قابل دانلود و تحت وب موجود است.
مزایای تبدیل سند و داکیومنت به متن
تبدیل سند و داکیومنت به متن با مزایای بسیار زیادی همراه است. این مزایا آنقدر زیاد هستند که در دنیای جدید نمیتوان بدون فناوری OCR به پیشرفت با سرعت زیاد ادامه داد. در اینجا برخی از مزایای تبدیل سند و داکیومنت به متن را آوردهایم:
قابل جستوجو کردن متن
تبدیل سند و داکیومنت به متن با استفاده از فناوری OCR میتواند به افراد کمک کند که در داخل متن جستوجو کنند. این مزیت باعث افزایش کارایی و صرفهجویی در زمان هنگام جستوجوی جزئیات خاص در حجم زیادی از اسناد میشود.
فراهمساختن قابلیت ویرایش
متن استخراجشده از اسناد را میتوان بهراحتی با استفاده از نرمافزارهای واژهپرداز مانند ورد، ویرایش و اصلاح کرد. این مزیت به کاربران امکان میدهد بدون نیاز به تایپ مجدد کل سند، تغییرات، اصلاحات یا بهروزرسانیها را در محتوا ایجاد کنند. همچنین این ویژگی، همکاری و به اشتراکگذاری اطلاعات بین کاربران متعدد را تسهیل میکند.
فراهمساختن قابلیت دسترسی برای افراد کمتوان
تبدیل سند و داکیومنت به متن، دسترسی افراد دارای نقص بینایی یا ناتوانی را بهبود میبخشد. متن استخراجشده را میتوان به فرمتهای جایگزین مانند بریل یا فایلهای صوتی تبدیل کرد و محتوا را برای همه کاربران در دسترس قرار داده و فراگیرتر کرد.
امکان استخراج دادههای خاص
تبدیل سند و داکیومنت به متن، استخراج دادهها را از اسنادی مانند فاکتورها، فرمها یا رسیدها امکانپذیر میکند. با تبدیل اسناد اسکنشده به متن قابل ویرایش، کسبوکارها میتوانند فرآیندهای ورود دادهها را خودکار کرده، اطلاعات مهم را استخراج کنند و آنها را برای تجزیه و تحلیل و پردازش بیشتر در پایگاههای داده یا سایر سیستمها استفاده نمایند. برای مثال محاسبات آماری با استفاده از این روش ساده میشود.
امکان حفظ و بایگانی
تبدیل سند و داکیومنت به متن، امکان ذخیرهسازی و حفظ متون را فراهم میکند. اسناد دیجیتال در مقایسه با نسخههای فیزیکی آسانتر ذخیره، سازماندهی و بازیابی میشوند و خطر از بین رفتن، آسیب یا خراب شدن آنها در طول زمان کمتر است.
صرفهجویی در هزینه و زمان
تبدیل سند به متن با استفاده از فناوری OCR، گردش کار پردازش اسناد را ساده کرده و تلاش دستی مورد نیاز برای ورود دادهها و مدیریت اسناد را کاهش میدهد. این امر با بهبود کارایی عملیاتی، سبب بهحداقل رساندن خطاها و افزایش بهرهوری و صرفهجویی در هزینه میشود.

چه صنایعی از تبدیل سند و داکیومنت به متن استفاده میکنند؟
صنایع و مشاغل گوناگونی از فناوری OCR برای تبدیل سند و داکیومنت به متن استفاده میکنند. ما در اینجا برخی از این صنایع را معرفی میکنیم.
- بانکداری: OCR نقش کلیدی در صنایعی مانند بانکداری و بیمه ایفا میکند. با OCR و ابزارهای یادگیری ماشینی، بانکها میتوانند فوراً اطلاعات مشتریان را از اسناد شناسایی دستی دریافت کرده، استخراج کنند و به سرعت نامزدهای افتتاح حساب و درخواست وام را شناسایی نمایند. واردکردن دستی جزئیات از چک به یک سیستم دیجیتال، یک فرآیند مستعد خطا است. OCR چک را اسکن میکند و بلافاصله تمام عناصر مانند کد سریال، شماره حساب شخص، کد IFSC، مبلغ واردشده و امضا را شناسایی و تأیید مینماید.
- بیمه: OCR بسیاری از فرآیندها را در صنعت بیمه ساده کرده و سرعت میبخشد. اسکن فرمها با استفاده از فناوری OCR، ورود دستی دادهها را حذف میکند و به نمایندگان بیمه اجازه میدهد تا بهسرعت اسناد بیمهنامه را بررسی کنند، فرمهای ادعا را اسکن کنند و سریعتر به درخواستهای مشتری پاسخ دهند.
- مجامع حقوقی: OCR اطلاعات مهم حقوقی را بهسرعت در دسترس قرار میدهد. اگر اسناد، فایلهای تصویری باشند، جستوجو و یافتن دادههای خاص مانند تاریخ، کار دشواری است. با OCR، محتوای موجود در اسناد را میتوان بهراحتی برای یافتن چنین اطلاعاتی جستوجو کرد.
- مراقبتهای بهداشتی: در مراقبتهای بهداشتی، سیستمهای OCR مبتنی بر هوش مصنوعی باعث امکان دیجیتالیکردن و ذخیره گزارشهای اسکن، تاریخچه درمان، سوابق بیمارستانی، سوابق بیمه، اشعه ایکس، ذخیره لوازم و غیره را فراهم میکند.
- خردهفروشی: OCR همچنین میتواند کارکرد خرده فروشیها را با استخراج اطلاعات مربوطه از فاکتورها، سفارشات خرید، صورتحسابهای پرداخت، لیستهای بستهبندی و موارد دیگر بهبود بخشد.
- دولت: برخورد با اطلاعات بیپایان در قالب آنالوگ یا بدون ساختار و سوابق الکترونیکی میتواند برای ادارات و سازمانهای دولتی دشوار باشد. با تبدیل این اسناد به اطلاعات مفید و قابل جستوجو، OCR خدمات دولتی را بهبود می بخشد.
- گردشگری: OCR همچنین فرآیند ثبت هتل، شناسایی مسافر و… را در صنعت گردشگری سریع میکند. پاسپورتها و سایر اسناد را میتوان در عرض چند ثانیه با OCR اسکن و تأیید کرد. بههمین دلیل فرآیند رزرو، سریع و راحت شده است.
سخن آخر
تبدیل سند و داکیومنت به متن اهمیت زیادی در دنیای دیجیتال امروزی دارد. اگرچه انواع نرمافزارها برای این کار موجود هستند، اما اسکنیفای یا نرمافزار بومی فارسی است که میتواند برای شرکتهای مختلف و حتی افراد معمولی بسیار مفید باشد.
https://www.vanausdall.com/blog?p=what-are-the-benefits-of-document-conversion-services-231016
https://www.imagetotext.info/blog/key-benefits-of-image-to-text-technology
https://www.docsumo.com/blog/ocr-advantages
https://www.managedoutsource.com/blog/top-uses-optical-character-recognition/