دانلود اپلیکیشن:
همان‌طور که می‌دانید مدیریت اسناد، نقش مهمی در هر سازمان ایفا می‌کند. در این زمینه، فناوری اسکن اسناد برای سهولت پردازش داده‌ها و بایگانی راحت‌تر اسناد کاغذی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
استفاده از بهترین نرم افزار های اسکن برای تبدیل اسناد به داده‌های دیجیتالی از این نظر که اسناد می‌توانند در پایگاه داده سازمان یا در فضای ابری ذخیره شوند، یک روش رایج در بسیاری از سازمان‌ها است. اسکن مدارک، نه تنها جریان کار پردازش اسناد را ساده‌تر می‌کند بلکه در زمان و هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی می‌کند.
از آنجایی که تنوع نرم افزار های اسکنر بسیار زیاد است، انتخاب از میان آن‌ها کمی دشوار است. به همین دلیل، ما در این مقاله از اسکنیفای قصد داریم بهترین نرم‌افزارهای اسکن سند را به همراه مزایا و معایبی که دارند، مورد بررسی قرار دهیم.
نرم‌افزار اسکن اسناد چیست؟
نرم افزار های اسکن اسناد ازجمله نرم‌افزارهایی هستند که برای تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی استفاده می‌شوند و در عین حال قادر به استخراج اطلاعات اسناد در یک لحظه هستند.
یک نرم افزار اسکنر داکیومنت از فناوری OCR یا متن خوان نوری برای خواندن و استخراج داده‌ها از انواع اسناد استفاده می‌کند. علاوه بر این، به سازمان‌ها امکان تبدیل، ویرایش، ذخیره و به اشتراک‌گذاری اسناد کاغذی خود را نیز در قالب دیجیتالی می‌دهد. از این‌رو، با کمک نرم افزار های اسکن اسناد، مشاغل مختلف می‌توانند اسناد خود را به روشی راحت و کارآمد سازمان‌دهی و مدیریت کنند.
مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار های اسکن
در حالی که قابلیت اسکن مدارک و دیجیتالی کردن اسناد از ویژگی‌های اصلی نرم افزار های اسکن است؛ اما در استفاده از این نرم‌افزارها نباید تأثیر عوامل دیگری مانند تجربه کاربری یا کیفیت خروجی را نادیده بگیرید.
برای اطمینان از این که نرم افزار های اسکن مدارک می‌توانند به شما در مدیریت اسناد کمک کنند، لازم است با برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک اسکنر سند خوب آشنا شوید. این ویژگی‌ها عبارتند از:
- اسکن انواع سند: قابلیت اسکن انواع سند به شما امکان می‌دهد تا بتوانید به عنوان مثال، فاکتورهای سازمانی، رسیدهای مدیریت هزینه یا کارت‌های شناسایی، پاسپورت‌ها و گواهینامه‌های رانندگی را به راحتی اسکن کنید.
- یکپارچه‌سازی: انتخاب نرم‌افزار اسکنی که بتواند با برنامه‌های کاربردی موجود در سازمان شما مانند نرم‌افزارهای حسابداری یا سیستم‌های ERP ادغام شود، از اهمیت بالایی برخوردار است.
- دقت ocr: دقت کم یا متوسط ocr می‌تواند موانع بیشتری را برای شما ایجاد کند؛ چرا که بایستی زمان بیشتری را صرف تصحیح داده‌های نادرست کنید. از طرف دیگر، دقت OCR بالا می‌تواند سرعت و کیفیت فرآیند استخراج اطلاعات شما را به شدت بهبود بخشد.
- پردازش دسته‌ای: امکان اسکن چندین داکیومنت به طور همزمان باعث صرفه‌جویی در زمان شما می‌شود. انتخاب یک نرم‌افزار اسکن اسناد که به شما امکان می‌دهد اسناد را به صورت گروهی آپلود و پردازش کنید، شما را از انجام کارهای تکراری مداوم نیز باز می‌دارد.
- پردازش تصویر: قدرت یک نرم‌افزار اسکن اسناد برای پردازش تصاویر نیز از دیگر ویژگی‌های مهم نرم افزار های اسکن است. یک نرم‌افزار اسکنر مطلوب از هوش مصنوعی پشتیبانی می‌کند و این امکان را به شما می‌دهد تا کیفیت تصویر گرفته‌شده را بتوانید با تغییر نور، کنتراست و … بیشتر کنید.
- سهولت استفاده: استفاده آسان از نرم‌افزار اسکن داکیومنت نیز یکی دیگر از ویژگی‌هایی است که شما را برای رسیدن به کارایی مطلوب این نرم‌افزار و دریافت بهترین نتیجه کمک می‌کند.
معرفی بهترین نرم افزار های اسکن
در ادامه مطالب گفته شده، سعی داریم تعدادی از بهترین نرم افزار های اسکن سند را مورد بررسی قرار دهیم:
1. اسکنیفای
اسکنیفای از بهترین سرویس‌های ocr برای تبدیل عکس به متن و اسکن مدارک است. شما می‌توانید از طریق وب‌سایت اسکنیفای یا نصب اپلیکیشن آن از امکانات ویژه آن بهره‌مند شوید.
نرم‌افزار اسکنیفای با بهره‌گیری از الگوریتم هوش مصنوعی قادر است انواع فرمت‌های مختلف اسناد را به فایل‌های دیجیتالی تبدیل کند و در این زمینه از سیستم پردازش قوی و کیفیت بالایی برخوردار است. همچنین، این نرم‌افزار از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند و قابلیت تشخیص دست خط را نیز دارد.
2. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon یکی دیگر از بهترین نرم افزار های اسکن هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی و با دقت ocr بالا است که برای تسهیل فرآیند مدیریت اسناد راه‌اندازی شده است. این نرم‌افزار به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا بتوانید انواع مختلفی از اسناد را به روشی هوشمندانه، کارآمد و تنها در عرض چند ثانیه اسکن و پردازش کنید. با وجود این ویژگی‌ها، این نرم‌افزار، تنها قابلیت پشتیبانی از زبان لاتین را دارد که این از معایب این نرم‌افزار به حساب می‌آید.
3. Kofax
Kofax از نرم‌افزارهای اسکن اسناد است که به شما اجازه می‌دهد تا سرعت و کیفیت پردازش اسناد خود را بهبود بخشید. در حالی که کوفاکس، گزینه مناسبی برای مشاغلی است که مایلند سیستم مدیریت اسناد خود را سفارشی سازی کنند؛ اما این نرم‌افزار با محدودیت‌های خاصی ازجمله دقت OCR پایین، عدم تشخیص متن دست خط، امنیت پایین و تجربه کاربری نامناسب همراه است.
4. Adobe Scan
Adobe Scan ابزار مفیدی است که به مشاغل کمک می‌کند تا اسناد مختلف مانند فرم‌ها، رسید یا کارت‌های ویزیت را بتوانند اسکن کنند. فناوری OCR این نرم‌افزار در استخراج متن و تشخیص دست خط، پردازش تصویر خوب و امنیت بالای این نرم‌افزار، به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد اسکن شده را با خیال راحت و با کیفیت بالا ذخیره کنند؛ اما این نرم‌افزار از محدودیت‌هایی مانند اسکن برخی از انواع سند، تبدیل اسناد اسکن شده فقط به فرمت pdf و عدم پشتیبانی برخوردار است.
5. Laserfiche
Laserfiche یکی دیگر از نرم افزار های اسکن سند است که امکان ضبط هوشمند داده‌های موجود در فرم‌های الکترونیکی، اسناد کاغذی و ایمیل‌ها و مدیریت خودکار اسناد را نیز فراهم می‌کند. این نرم‌افزار، همچنین امکان ایجاد یک پایگاه داده متمرکز و قابل جستجو برای اسناد اسکن شده را ارائه می‌دهد و به این دلیل، محبوبیت زیادی در میان سازمان‌ها دارد. با این حال، این نرم‌افزار نیز معایبی همچون عدم پردازش دسته‌ای و محدودیت در پردازش اسناد دارد.
6. PaperScan
PaperScan نرم‌افزاری برای اسکن داکیومنت و یک راه‌حل اساسی برای مدیریت اسناد است که عملیات پردازش اسناد را به طور خودکار انجام می‌دهد. این نرم‌افزار در دو نسخه رایگان و پریمیوم ارائه می‌شود که هر کدام شامل مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و امکانات مختص به خود است. در هر حال، این نرم‌افزار، امکان پردازش همزمان، پردازش تصاویر و رمزگذاری سند را ارائه می‌دهد و در مقابل آن، از محدودیت‌هایی نیز برخوردار است. این محدودیت‌ها عبارتند از: دقت متوسط ocr، پشتیبانی از تعداد کمی از زبان‌ها، محدودیت پردازش دسته‌ای در نسخه رایگان و امنیت ضعیف.
7. ABBY FineReader
ABBY FineReader از نرم افزار های اسکن مبتنی بر هوش مصنوعی است که برای اتوماسیون مدیریت اسناد طراحی شده است. این نرم‌افزار از یک OCR با دقت بالا برای استخراج دقیق داده‌ها استفاده می‌کند و امکان پیش پردازش تصویر را نیز فراهم می‌کند. از محدودیت‌های این نرم‌افزار می‌توان به عدم پردازش دسته‌ای و امنیت پایین آن اشاره کرد.
8. Nanonets
Nanonets از نرم افزار های اسکن برای کامپیوتر با کاربری آسان و ساده است. این نرم‌افزار نیز از OCR با دقت بالا برای استخراج داده‌ها از اسناد کاغذی استفاده می‌کند و می‌تواند از طریق API به برنامه‌های کاربردی سیستم شما متصل شود.
Nanonets همچنین قادر است استخراج متن از فایل‌های pdf، ایمیل‌ها، تصاویر، داده‌های جداول و وب‌سایت‌ها را با کیفیت بالا انجام دهد. این نرم‌افزار، قابلیت تشخیص دست خط را نیز دارد و گزینه‌های سفارشی سازی مختلفی را برای مدیریت اسناد در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
9. Readiris
Readiris یکی دیگر از نرم‌افزارهای اسکن داکیومنت است که به لطف فناوری ocr، اسناد شما را اسکن و به فایل‌های قابل ویرایش تبدیل می‌کند. این سرویس به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید فایل‌های PDF، تصاویر و متون مورد نظرتان را از یک تصویر یا سند اسکن شده به فرمت‌های رایج مانند Word، Excel، Powerpoint یا PDF تبدیل کنید. از ویژگی‌های بارز این نرم‌افزار این است که از 30 زبان رایج دنیا پشتیبانی می‌کند و نسخه پریمیوم آن می‌تواند تا 138 زبان مختلف را ساپورت کند. نسخه‌های مختلف این نرم‌افزار همچنین قابلیت پردازش دسته‌ای، امنیت بالا و گزینه‌های مدیریتی و بایگانی اسناد را برای کاربران فراهم می‌کنند.
با این که این نرم‌افزار قیمت بالایی دارد اما استفاده از آن برای افراد و سازمان‌هایی که دقت و تطبیق‌پذیری در جریان کار مدیریت اسناد آن‌ها اهمیت زیادی دارد، بسیار مناسب است.
10. CamScanner
CamScanner از نرم‌افزارهای اسکن موبایل است که به سادگی به شما اجازه می‌دهد تا اسناد خود را اسکن کنید و آن‌ها را به صورت فایل PDF در فضای ابری ذخیره کنید. این اپلیکیشن، همچنین امکان ویرایش اسناد اسکن شده را برای اضافه کردن واترمارک به آن‌ها فراهم می‌کند و قابلیت رمزگذاری اسناد را نیز دارد.
جمع‌بندی
نرم افزار های اسکن اسناد از برنامه‌های کاربردی هستند که برای تبدیل اسناد فیزیکی به فایل‌های دیجیتالی طراحی شده‌اند. این نرم‌افزارها از این جهت که می‌توانند مدیریت و دسترسی به اسناد را آسان‌تر کنند، توسط مشاغل و سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند.
با توجه به تنوع نرم‌افزارهای اسکنر سند، ما در این مقاله، تعدادی از بهترین نرم‌افزارهای اسکن داکیومنت را که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید به شما معرفی کردیم.
منابع:
https://www.klippa.com/en/blog/information/best-document-scanning-software/
